Email marketing – Come scrivere bene una email professionale

Per la maggior parte di noi, l’email è la forma più comune di comunicazione aziendale, quindi è importante farlo bene. Le email devono essere professionali per presentare una buona immagine di te e della tua azienda.

Questa guida ti aiuterà a sfruttare tutte le opportunità e a capire come scrivere una buona email e fare marketing attraverso questo canale di comunicazione.

Sappiamo tutti che l’invio di un’e-mail è molto più complicato rispetto alla stesura di un messaggio e del premere “Invia”. Un database di contatti pulito è al centro di qualsiasi strategia di email marketing di successo. Quindi, ti forniremo suggerimenti e trucchi per ottenere e conservare i tuoi contatti, permettendoti di comunicare il tuo messaggio al meglio al destinatario.

Se è la prima volta che ti approcci all’email marketing all’interno della tua azienda o senti semplicemente come se la tua strategia avesse bisogno di un rinnovamento, una newsletter mensile è un ottimo modo per iniziare.

Per partire al meglio, abbiamo delineato alcuni suggerimenti e trucchi per assicurarci che le tue newsletter siano meritevoli di essere lette dai destinatari del messaggio.

L’oggetto della tua email serve a fare la classica “buona impressione”. Senza un oggetto solido, nessuno dei tuoi destinatari aprirà il tuo messaggio. Cerca di rendere questo elemento avvincente e mira ad incoraggiare il tuo pubblico a fare clic sulla email. Inoltre, l’oggetto di una mail dovrebbe essere abbastanza breve (dalle 6 alle 12 parole massimo) per essere visibile nella sua interezza al destinatario.

Un oggetto convincente necessità di una comprensione del tuo pubblico di riferimento. Più pulito è il tuo elenco di contatti, più facile sarà segmentare gli utenti in base ai loro interessi o necessità. Ciò ti consentirà di personalizzare l’oggetto in base al destinatario.

Ad esempio, se hai una lista di clienti interessati alla realizzazione di un bagno nuovo, potresti inoltrare alcuni consigli sulle ultime tendenze del 2020.

Rivolgendosi direttamente alla persona a cui si sta inviando la newsletter, si fa sentire il destinatario come se il messaggio fosse su misura per lui. Ecco perché è importante inserire all’interno dell’oggetto anche il nome del destinatario.

Per dare il via all’email, dovresti iniziare con un saluto appropriato. Ci sono due componenti per il saluto: il saluto e la frase di apertura. Il saluto appropriato dipende in realtà dalla situazione. Se stai scrivendo un’email formale a una banca o un’istituzione governativa, sarebbe meglio iniziare con “Caro X”. Se stai inviando un’email a qualcuno che conosci, o lavori in un ambiente informale, allora è perfettamente corretto scegliere un “Ciao [Nome]”.
Per aiutarti, ecco un elenco di saluti che puoi usare nelle tue email:

• Gentile [Nome] • Gentile Sig. [Cognome] • [Nome] • Spettabile (Spett.le)/Egregio
• Buongiorno / pomeriggio
• Ciao

Dopo aver scelto il saluto, è tempo di una frase di apertura appropriata. Mentre l’oggetto determina il tasso di apertura della email, la frase iniziale determina se l’email viene letta fino alla fine.

Con la prima frase è importante introdurre in poche parole ciò di cui si sta per parlare nel testo della email. Nei primi righi, inoltre, si dovrebbe dare continuità a ciò che viene riferito all’interno dell’oggetto.

La formattazione è un’altro suggerimento che sentiamo di darti. Troppo spesso leggiamo di email scritte correttamente in italiano che però lasciano a desiderare in termini di formattazione. Cosa significa?

Una corretta formattazione implica l’utilizzo coerente di grassetti, corsivi, frasi brevi e paragrafi corti. Ad esempio, il testo in grassetto e i paragrafi rendono più facile seguire il senso del messaggio che vuoi comunicare. Evita, quindi, i “muri di testo” ovvero frasi e paragrafi ravvicinati senza spazio tra gli uni e gli altri. Formatta il testo della tua email come l’articolo che stai leggendo in questo momento!

Tu conosci il valore all’interno della tua email. Ma il tuo destinatario? Senza dubbio, no. Il problema è che molte email spiegano solamente le caratteristiche o la funzione di questo o quel prodotto/servizio. Il segreto, invece, è spiegare quali sono i benefici di ciò che stai proponendo e che riceveranno i tuoi utenti iscritti alla lista.

Vuoi un esempio? Non spiegare quali materiali o come avviene un processo di ristrutturazione di una camera da letto. Descrivi, invece, quali sono i vantaggi che un lavoro di questo tipo può portare in termini di migliore qualità del sonno oppure di comfort.

Tuttavia, uno dei peggiori errori commessi da chi scrive email è cercare di inserire quanto piuttosto possibile al suo interno. Le persone non hanno tempo di leggere tutto ciò che vuoi comunicare loro.

Se stai inviando un testo lungo centinaia di caratteri, stai rendendo molto più difficili ai tuoi destinatari di compiere un’azione come un click oppure una richiesta di preventivo.

Invece, trova un modo per riassumere ciò che il lettore otterrà in modo convincente e lascia che facciano clic su una pagina del tuo sito web per ulteriori informazioni.

Inoltre, non utilizzare troppo spesso la prima persona ma l’attenzione si deve focalizzare sul destinatario della tua email, su quello che vuole sentirsi dire.

Una volta terminato il contenuto della tua e-mail, è tempo di chiuderla. Non devi renderlo stravagante: mantieni la chiusura semplice e diretta. Attieniti, invece, alle conclusioni sicure e comprovate. Puoi scegliere alcuni tra quelle di seguito:
• Cordialmente
• Il tuo
• I migliori saluti
• Cordiali saluti / Distinti saluti
• Ti auguro il meglio
• Calorosi auguri
• Gentili auguri
• Grazie

Non cadere nell’ultimo ostacolo. Non hai passato tutto il tempo ad elaborare un messaggio perfetto per poi essere ignorato dal destinatario perché è pieno di errori di ortografia e grammaticali.

Dopo aver finito di redigere la tua email, copiale e incollala in un documento Word per dargli una rapida occhiata in termini grammaticali, di sintassi e fare un controllo ortografico. Fai una rapida lettura ad alta voce per assicurarti di non scrivere in modo sbagliato. Un’email senza errori dimostra diligenza e professionalità.

Inoltre, ricontrolla per assicurarti di aver incluso tutti gli allegati a cui potresti aver fatto riferimento nel tuo messaggio. Se si tratta di un’email importante per le parti interessate, è possibile chiedere al proprio supervisore diretto o a un collega di fiducia di rileggerla prima di inviarlo.

L’email marketing non è una scienza esatta, ma richiede impegno e dedizione. Utilizzando un approccio casuale, incostante e senza strategia otterrai risultati scadenti. Dedicando il tuo tempo allo studio delle dinamiche dell’email marketing puoi migliorare drasticamente la tua reputazione e la base dei tuoi iscritti. Questo vale per le aziende del settore edile, interior design e per tutti coloro i quali vogliono aumentare il proprio profitto con questo strumento.